Como autónomo o gestionando una PYME, seguramente te enfrentas a retos diarios como cobrar a tiempo, automatizar procesos y cumplir con normativas bancarias europeas.
El documento SEPA es una de esas herramientas que puede ayudarte a solucionar todo esto… pero aún muchas personas no saben qué es, ni cómo se utiliza correctamente.
En este artículo te explicamos de forma clara y directa qué es el documento SEPA, qué contiene, para qué sirve, y cómo puedes integrarlo fácilmente en tu día a día.
¿Qué es el documento SEPA?
El documento SEPA es un mandato bancario que tu cliente debe firmar para autorizarte a cargar dinero en su cuenta a través de una domiciliación bancaria. Es decir, es la base legal que te permite cobrar mediante recibo bancario.
Si no cuentas con este mandato firmado, el banco no procederá el cobro.
Este documento es obligatorio para domiciliar pagos dentro del entorno SEPA y garantiza que tú, como empresa o autónomo, puedas realizar cobros automáticos cumpliendo con la normativa.
¿Qué debe contener un documento SEPA válido?
Para ser legal y operativo, el documento SEPA debe contener la siguiente información:
- Nombre del deudor (cliente)
- IBAN y BIC de su cuenta bancaria
- Nombre del acreedor (tu empresa o nombre comercial)
- Referencia única del mandato
- Tipo de pago (único o recurrente)
- Fecha de la firma
- Firma manuscrita o digital del deudor
Importante: debes conservar una copia firmada del mandato durante toda la vigencia de la relación comercial. Puede ser en papel o digital, siempre que cumpla con los requisitos legales.
¿Cuándo debo utilizar un documento SEPA?
Debes solicitar este documento cuando:
- Cobras a tus clientes mediante domiciliación bancaria.
- Ofreces servicios con facturación periódica (mensualidades, suscripciones, mantenimiento).
- Tienes clientes internacionales dentro de la zona SEPA.
- Quieres automatizar la gestión de cobros.
Plantilla documento SEPA
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¿Te interesaría optimizar tu sistema de facturación? Echa un vistazo a este artículo con herramientas y consejos prácticos: Facturación para autónomos: consejos y herramientas. Aprende a facturar de forma más eficiente y profesional.
¿Qué beneficios aporta el documento SEPA para autónomos y PYMES?
Utilizar este mandato te ofrece múltiples beneficios, especialmente si buscas eficiencia y control en tu negocio:
Automatización de cobros
Con el documento SEPA no necesitarás perseguir a tus clientes cada mes. Con una orden válida, el banco cobra automáticamente.
Reducción de errores e impagos
El cobro es puntual y controlado, minimizando riesgos y devoluciones.
Profesionalización del sistema de pagos
Transmites confianza y orden a tus clientes, al operar con un sistema europeo estandarizado.
Ahorro de tiempo
Todo el proceso es digitalizable y automatizable.
Cumplimiento normativo
Evitar sanciones o problemas por no cumplir con la normativa bancaria europea.
¿Qué pasa si no uso correctamente el documento SEPA?
- El banco puede rechazar el cargo.
- El cliente puede devolver el pago sin coste hasta 8 semanas después.
- Si no puedes demostrar la autorización, el plazo de devolución se amplía hasta 13 meses.
- Puedes incurrir en conflictos legales y pérdidas económicas.
Por eso es tan importante contar con una gestoría como AVANZA GESTORES que te ayude a integrar y controlar este proceso de forma profesional.
¿Qué pasa si un cliente quiere revocar el documento SEPA?
Un cliente puede cancelar el mandato en cualquier momento, notificándose por escrito. En ese caso, deberás dejar de emitir cargos en su cuenta, y gestionar otro medio de pago si continuáis trabajando juntos.
¿Cómo gestiono los cobros con un documento SEPA?
Gestionar los cobros con un documento SEPA es un proceso sencillo si sigues una metodología clara. Estos son los pasos que debes tener en cuenta:
- Solicita la firma del documento SEPA: Antes de emitir cualquier cargo, asegúrate de que tu cliente ha firmado el mandato SEPA, ya sea en formato físico o digital, con todos los datos obligatorios.
- Guarda el mandato de forma segura: Aunque no necesitas enviarlo al banco, debes conservarlo durante al menos 14 meses tras el último cargo. Esto te permitirá justificar el cobro si surge alguna disputa.
- Notifica al cliente el cobro con antelación: Envía una pre-notificación (por email, por ejemplo) indicando la fecha e importe del cargo. Lo habitual es hacerlo con al menos 14 días de antelación, salvo acuerdo diferente.
- Genera el fichero SEPA: Utiliza un software de facturación o tu propia entidad bancaria para crear el archivo XML correspondiente, donde se incluyen los datos de todos los mandatos activos.
- Sube la remesa a tu banco: Accede a la plataforma online de tu banco y sube el fichero. El sistema se encargará de emitir los cargos en la fecha indicada.
- Controla los cobros y devoluciones: Supervisa los movimientos en tu cuenta para verificar que los cobros se han procesado correctamente. Si hay alguna devolución, actúa con rapidez para contactar con el cliente y solucionar la incidencia.
Automatizar los cobros mediante el documento SEPA no solo te ahorra tiempo, sino que mejora la eficiencia y el control financiero de tu negocio. En AVANZA GESTORES podemos ayudarte a implementarlo paso a paso y con garantías.
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