Cumplimiento Obligatorio
La factura electrónica obligatoria es un concepto que se recoge en distintas leyes españolas y que se puede aplicar a distintas operaciones comerciales. Aunque no es un requisito nuevo para algunas empresas, su uso obligatorio se está extendiendo a todos los niveles, especialmente con los últimos cambios legislativos.
La puesta en marchade la facturación electrónica en España está programada para comenzar en el verano de 2024, aunque la mayoría de las empresas y profesionales del país no estarán sujetos a esta obligación hasta 2025 o más tarde.
La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y PYMEs. Sin embargo, la entrada en vigor de esta obligación se está retrasando debido a la prolongación de los plazos de tramitación de su reglamento.
A pesar de que el proyecto de reglamento se sometió a audiencia pública en junio de 2023, su tramitación avanza lentamente, lo que también aplazará los plazos de implementación. Así pues, una vez aprobado el reglamento, los autónomos y PYMEs deberán ajustarse a la obligación de facturación electrónica de la siguiente manera:
- Si la facturación anual supera los 8 millones de euros el plazo es de 1 año, a contar desde la aprobación del reglamento específico que se espera que sea a mitad de 2024.
- Si la facturación es menor a los 8 millones de euros los plazos son más extensos y los profesionales tendrán 2 años desde la aprobación del reglamento específico.
- Para autónomos persona física: se da un plazo más laxo, de tres años, para que empiecen a comunicar también el estado de las facturas electrónicas que reciban -recibido, pagado, etc
Estructura del Sistema
El sistema de facturación electrónica en España se organiza en torno a varios actores principales, cada uno con roles definidos para garantizar un proceso eficiente y regulado:
- Solución Pública de Facturación Electrónica: Supervisada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), esta solución proporciona un marco oficial para la emisión y recepción de facturas electrónicas.
- Plataformas Privadas de Facturación Electrónica: Estas plataformas deben adherirse a los estándares establecidos por el Real Decreto 1007/2023, asegurando la compatibilidad y seguridad en el manejo de las facturas electrónicas.
- Empresas Emisoras: Son responsables de generar y enviar las facturas electrónicas, ya sea a través de la solución pública o mediante plataformas privadas.
- Empresas Receptoras: Reciben las facturas electrónicas y tienen la responsabilidad de procesarlas y gestionarlas conforme a la normativa vigente.
Las empresas y autónomos que necesiten emitir facturas electrónicas obligatorias tendrán la flexibilidad de optar por la solución pública proporcionada por la AEAT o por soluciones de facturación de terceros. Estos sistemas, tanto públicos como privados, están diseñados para interoperar, permitiendo una comunicación fluida y segura entre ellos.
Además de los aspectos técnicos del proceso, existen obligaciones específicas para los participantes del sistema de facturación electrónica. Esto incluye tanto a las empresas que emiten y reciben facturas como a los proveedores de servicios de facturación electrónica, quienes deben garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos establecidos para asegurar la transparencia, eficacia y seguridad del proceso de facturación electrónica en España.
Sanciones por Incumplimiento
Las repercusiones de no cumplir con la obligación de facturación electrónica en España van desde prestar la factura en retraso a no cumplir con el registro obligatorio electrónico. La normativa establece que, por cada factura notificada fuera del plazo establecido, se aplicará una sanción que puede alcanzar hasta el 0,5% del importe total de la transacción. Las multas tienen un mínimo de 300 euros y pueden llegar hasta un máximo de 6.000 euros por cada trimestre. Esto implica que el incumplimiento en la notificación de múltiples facturas electrónicas puede resultar en sanciones significativamente altas. Además, la falta de mantenimiento de registros contables obligatorios ¡puede acarrear multas que varían desde los 150 euros hasta los 6.000 euros.
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